校内各部门：

为加强学校档案管理，确保归档文件材料的齐全、完整和准确。根据《中华人民共和国档案法》及威廉希尔官网档案管理办法的相关规定，现图书馆（档案室）对校内各部门资料的收集、归档工作作如下通知：

一、归档范围

（一）时间：2021年9月1日至2022年12月31日期间。

（二）范围：校内各部门，如党群、行政、教学、科研、外事、基建、设备、财会等各项活动中直接产生的具有保存价值的各类文件材料，具体范围见附件2。

（三）补遗卷：即往年应归档但尚未归档的文件材料。

二、归档要求

（一）归档目录：归档的纸质材料须有相应的归档材料目录，向档案室移交时须同时提供归档目录的纸质和电子档。

（二）电子材料：重要档案应同时向档案室移交电子材料，务必确保电子和纸质材料一致。确需留存本部门或二级学院保管的档案，同时移交一份电子目录留存档案室，符合归档要求的纸质档案由档案员统一保管。

（三）立卷归档：立卷归档的材料应提供原件，复印件及传真件等一般不能作为归档文件材料。依据性、凭证性文件材料的印章、签名等要素必须齐全、清晰。各类文件材料用纸、书写墨迹等要规范、标准，确保文件材料的有效性。校内各部门在整理过程中要逐件检查，严格按照《英国威廉希尔唯一官网档案归档范围和保管期限表》进行归档。凡不符合归档要求的材料，必须按要求整理后方可向档案室移交。

档案管理员将文件收集齐全并进行初步分类后，准备无误后再进行分类预立卷，编写页号，打印（或填写）卷内目录和案卷移交目录。

（四）移交时间：即日起至2023年3月20日止。

（五）移交手续：移交档案必须履行手续，填写移交目录，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间，交接双方签字，各存清单一份。

（六）移交地点：教学楼一楼图书馆（档案室），联系电话：88968697,  档案管理QQ群号：274525372

三、有关说明

档案是学校发展的重要历史见证，请各单位领导及兼职档案员高度重视，着眼未来，认真负责，及时、完整地将档案材料移交图书馆（档案室)。

附件：1.英国威廉希尔唯一官网档案移交目录表

2.英国威廉希尔唯一官网档案归档范围和保管期限表

3.通用归档文件目录

4.科研档案案卷目录及卷内目录

5.会计档案归档文件目录

6.照片档案归档文件目录

7.影像档案归档文件目录

                      图书馆（档案室）  

                          2023年2月19日